第一条 档案的立卷和归档
一、促进会办公室指定专人管理文书、证书、会计和业务档案。
二、促进会形成的具有保存和利用价值的文件材料及证书均应立卷和归档。所需立卷和归档的文件材料及证书由促进会办公室负责，其主要任务是：收集、整理、分类、统计、保管促进会的各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全。
三、档案的立卷和归档要求：
（一）应归档的文件材料齐全、完整；
（二）归档文件按其内容的联系，合并整理、立卷。
第二条 档案的保管
一、财务档案从立卷之起可以在财务部门保管一年，但应指定由专人保管，超过一年必须按时移交促进会办公室归档。
二、负责档案管理的专兼职人员，应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为促进会各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。
第三条 档案保管制度
（一）促进会办公室应对档案做到科学管理，妥善保管，存放有序，查找方便，同是时严格执行安全和保管制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
（二）存放档案必须设有专柜、架，排架、排柜，摆放科学和便于查找，并健全检索工具。
（三）微缩胶片、照片、磁带、光盘、磁盘的保管要符合规定要求。备份的磁盘、光盘等重要业务数据资料要做到异地存放和保管。
（四）档案柜要经常通风，做到整洁卫生。库房内不准吸烟，以免发生火灾，并做到七防：防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。
（五）接收、借阅档案必须认真验收，并办理交接和借阅手续。
（六）要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况，发现问题及时处理。
第四条 归档范围、保管期限和档案销毁
一、归档的文件材料的范围：
凡是反映促进会工作和业务活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。
（一）上级机关或业务主管部门的文件材料：
1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2、上级颁发的属于促进会业务并要执行的文件及证书；
3、促进会重要、大型活动中领导、来宾的重要讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音，录像等材料。
（二）促进会的文件材料：
1、促进会组织召开的重要工作会议全套文件材料、证书以及各种声像材料；
2、促进会颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；
3、促进会的请示报告、上级机关或主管部门的批复文件，项目承担单位的请示报告与促进会的批复文件；
4、促进会的工作计划、总结、报告、会议纪要、年检等材料；
5、反映业务活动原始资料和基础数据资料（项目申报书、计划任务书、中期检查、鉴定、验收材料、合作协议等）、专家评审、鉴定意见、工作记录等；
6、本促进会形成的凭证、帐薄、财务报表、其他财务资料和汇总的财务报表（备份的计算机盘片等）；
7、审计工作中形成的审计通知书、审计调查通知书、审计报告、审计意见书和审计决定等；
8、促进会购置的固定资产、重大修缮项目、购置大中型设备的文件、凭证材料等；
9、促进会制定的章程、准则和各项管理制度等文件材料；
10、促进会成立、更名、启用印章、证书等文件材料；
11、促进会的历史沿革、大事记，反映重要活动事件的报道、声像材料、荣誉奖励证书等文件材料；
12、促进会工作人员任免（包括备案）、调配、培训、工作人员及工勤人员名册、报表等文件材料；
13、财产物资、档案等的交接凭证、清册；
14、促进会与外单位签订的各种合同、协议等文件材料；
15、其他按有关规定应予归档的文件材料。
二、保管期限：
档案的保管期限由档案的保存价值确定，保管期限定为永久，长期和短期3种，长期为16－50年左右，短期为15年以下。促进会档案的保管期限除会计档案另作规定外，其他档案均列为永久、长期和短期保存。
（一）永久保存的档案：本促进会证书、章程、制度、办法；处理重要问题形成的文件、材料；项目计划；召开的重要会议的重要文件材料；重要的请示、报告、总结、合同、协议；会计决算报表；促进会换届任免的文件材料；上级机关颁发的重要文件材料；构成数据库的基础数据和系统运行的重要业务资料（包括备份的计算机盘片）等。
（二）属于长期和短期保存的档案由促进会办公室制定保管期限，报秘书长或秘书长批准后执行。
三、档案销毁管理：
按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁。销毁前由档案员登记造册，报促进会秘书长批准后，指定两人监销，并在销毁清册上签字。
川公网安备 51010502011215号
